Văn phòng UBND tỉnh được UBND tỉnh giao quản lý Hệ thống phần mềm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Bình theo Quyết định số 05/2014/QĐ-UBND ngày 26/2/2014 của UBND tỉnh Ninh Bình.

 Để đảm bảo lộ trình tích hợp phần mềm Theo dõi văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh đạt kết quả cao, sau khi xin ý kiến Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh thống nhất với các sở, ban, ngành của tỉnh, UBND các huyện, Thành phố và Viễn thông Ninh Bình các nội dung liên quan.
Theo đó, Văn phòng UBND tỉnh đề nghị Viễn thông Ninh Bình tích hợp phần mềm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh tại địa chỉ truy cập ykcd.ninhbinh.gov.vn vào phần mềm Quản lý văn bản và liên thông 4 cấp tỉnh Ninh Bình (VNPT - iOffice) để giảm số phần mềm thực hiện và thuận tiện cho việc gửi nhận văn bản giữa các chuyên viên, cơ quan, đơn vị xong trước ngày 05/06/2017.
Quy trình thực hiện việc theo dõi, đôn đốc, xác nhận Văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trên phần mềm VNPT - iOffice như sau: Văn bản chỉ đạo, điều hành (VBCĐĐH) từ UBND tỉnh sẽ chuyển đến các Cơ quan, đơn vị thông qua chức năng VBCĐĐH trên hệ thống phần mềm VNPT- iOffice đang được các Cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện theo quy trình xử lý văn bản hiện hành. Khi nhận được VBCĐĐH điện tử đến trong giờ hành chính, Văn thư của cơ quan, đơn vị phải xử lý ngay trong vòng 2 giờ, không phải chờ văn bản giấy. Các cơ quan, đơn vị chuyển tiếp tới các phòng, ban chuyên môn, chuyên viên được giao nhiệm vụ thực hiện ngay trong ngày.
Lộ trình thực hiện: Bắt đầu từ ngày 05/06/2017 đến hết ngày 18/6/2017 chạy thử nghiệm việc tích hợp phần mềm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện VBCĐĐH của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trên phần mềm do VNPT xây dựng trên toàn tỉnh.
Các cơ quan, đơn vị sử dụng song song hai phần mềm đến hết ngày 18/6/2017: Nhằm hoàn chỉnh các yêu cầu, đề xuất phát sinh từ Văn thư, Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh đến các cơ quan, đơn vị để khi chính thức vận hành hệ thống sẽ hoạt động ổn định và hiệu quả. Đồng thời có thời gian để các đơn vị, chuyên viên làm quen phần mềm mới, tránh sai sót dữ liệu trong quá trình thực hiện chính thức
Trong giai đoạn chạy thử, đề nghị các Cơ quan, đơn vị thực hiện việc cập nhật, báo cáo đầy đủ vào 2 phần mềm (vẫn thực hiện việc đôn đốc, xác nhận báo cáo qua phần mềm ykcd.ninhbinh.gov.vn và phần mềm VNPT-iOffice) để có số liệu so sánh, đánh giá việc thực hiện sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. (nếu chỉ cập nhật vào phần mềm cũ mà không cập nhật vào phần mềm mới thì coi như không xác nhận kết quả đã báo cáo)
Chính thức từ ngày 19/6/2017 việc theo dõi, đôn đốc, xác nhận việc thực hiện các văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Bình theo Quyết định số 05/2014/QĐ-UBND ngày 26/02/2014 của UBND tỉnh Ninh Bình sẽ thực hiện trên module Văn bản Chỉ đạo-Điều hành của phần mềm VNPT-iOffice.
Viễn thông Ninh Bình có trách nhiệm cập nhật module Văn bản Chỉ đạo-Điều hành lên phần mềm, cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng trên Phần mềm (tài liệu cung cấp qua nút lệnh Trợ giúp trên menu của phần mềm VNPT-iOffice) để các cơ quan, đơn vị tải về thực hiện và phối hợp cùng Trung tâm Tin học-Công báo thuộc Văn phòng UBND tỉnh đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, an toàn dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật, giải đáp cho các cơ quan đơn vị trong quá trình sử dụng.
Trung tâm Tin học-Công báo, Văn phòng UBND tỉnh làm đầu mối, phối hợp với các phòng, bộ phận Văn thư của Cơ quan Văn phòng UBND tỉnh quản lý, kiểm soát, đôn đốc, hỗ trợ kỹ thuật việc thực hiện theo dõi văn bản chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trên phần mềm VNPT-iOffice.

Ninhbinh.gov.vn